アルコールチェックの管理表に便利な雛形を紹介！おすすめの管理方法も
アルコールチェックをしたあとの管理、どうしてますか？
2022年4月より施行されているアルコールチェックの義務は、チェックして終わりではなく、記録簿やデータなどの管理表に記入して1年間保存する義務もあります。
記録簿に手書きで残している事務所もまだまだ多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、アルコールチェッカーの管理表に便利な雛形を紹介します。
また、手書き以外のおすすめの管理方法も解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
アルコールチェックの管理方法
現行法ではアルコールチェックの管理方法に決まりはありません。
そのため、各事業所で管理方法を決定し、管理する必要があります。
今回紹介するのは、
- 手書きで管理
- エクセルでパソコンに記録管理
- クラウドで管理
といった3つの管理方法です。
1つずつ見ていきましょう。
手書きで管理
検索エンジンでヒットする雛形をダウンロードしたり、表を手書きで作成したりして記録を手書きで行う方法があります。
しかし、手書きはおすすめできません。
なぜなら、紛失の恐れや管理の難しさに問題があるからです。
パソコンに不慣れな方やエクセルやクラウドに触れた経験のない方にとっては、手書きでの管理が何より手軽ですが、文字が擦れて見えなくなってしまったり、管理表の量が増えて管理が難しくなったりする恐れを考えると、パソコンやクラウド上で管理する方がよいでしょう。
エクセルでパソコンに記録管理
エクセルで記録管理表を作成すれば、簡単に記録ができます。
検索機能もあるため、名前や日付を検索すればすぐに記録内容を閲覧できることがメリットです。
検索機能以外にもメリットがあります。
後ほどエクセルで管理する5つのメリットを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
自分で記録管理表を作成することが難しい場合は、後ほど紹介する雛形を利用しましょう。
クラウドで管理
クラウド管理システムを採用しているメーカーで購入したアルコールチェッカーであれば、アルコールチェックを実施後、検知結果内容をクラウドに保存するシステムが導入されています。
検知結果内容だけでなく、記録に必要な項目も自動で保存してくれるため、非常に便利です。
後ほどクラウドで管理する5つのメリットを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
アルコールチェックの記録内容
アルコールチェックの実施後は、チェック内容を記録することが義務づけられています。
- アルコールチェック実施者名
- 運転者名
- 運転者の業務に係る自動車登録番号又は識別できる記号、番号等
- アルコールチェック確認日時
- アルコールチェック方法
- 酒気帯びの有無
- 指示事項
- その他事項
参考：道路交通法施行規則
アルコールチェック方法に関しては、アルコールチェッカーの使用の有無を確認する必要があります。（アルコールチェッカー使用義務化が施行されて以降）。
また、対面でアルコールチェックをしていない場合はカメラ・モニター、またはスマートフォンや携帯電話などを使用し、その旨を記載しましょう。
記録したチェック内容は、1年間保存する必要があります。
1年間紛失せず、正しく管理できるよう、前述したエクセル管理やクラウド管理を利用しましょう。
アルコールチェッカー使用の管理表に便利な雛形
アルコールチェッカー使用の管理表について、どのような雛形を用いれば管理がしやすくなるか知りたいところですよね。
参考までに以下雛形を紹介します。
①島根県安全運転管理者協会の記録表
画像引用：島根県安全運転管理者協会
一般社団法人島根県安全運転管理者協会では、チェック項目を確認して記録するチェック方式と記入方式の雛形が公開されています。
PDF・エクセルの雛形が公開されていますが、エクセルを使用し、パソコン上に保存することをおすすめします。
ダウンロードは以下のリンクをご確認ください。
一般社団法人島根県安全運転管理者協会ホームページ：http://ankan-shimane.jp/docs/2022022200013/
②アルコール検査記録簿（モデル様式）
引用：https://wwwtb.mlit.go.jp/kanto/topics/date/1911/1111/al_kirokubo.pdf
誰でもわかりやすい形式で記入することができるのが、アルコール検査記録簿（モデル様式）です。
記入例も掲載されているため、記入の仕方が分からない方にもピッタリです。
以下のリンクよりPDFダウンロード可能です。
https://wwwtb.mlit.go.jp/kanto/topics/date/1911/1111/al_kirokubo.pdf
アルコールチェック記録をパソコンで管理するメリット
「パソコンでの管理より、低コストかつ手軽な紙管理の方がいいのではないか」そう考える方もいるかもしれません。
しかし、前述した通り、紙管理には、紛失の恐れや管理の難しさに問題があります。
パソコンで記録を管理するメリットは以下の通りです。
- 時間と労力が短縮できる
- 誤字脱字チェックができる
- 欲しい情報をすぐに検索できる
- 保管に場所をとらない
- 複数拠点の記録情報の確認ができる
では、順にみていきましょう。
時間と労力が短縮できる
紙で管理するとなると、記録が必要な項目を手書きで記入するために時間や労力がかかります。
大人数の従業員を抱えている事業所であれば、管理者を増やす必要も出てくるかもしれません。
手書きではなくエクセルで管理することで、パソコンで簡単に入力できるため、必要以上の時間や労力がかからないでしょう。
誤字脱字チェックができる
万が一監査が入った際、誤字脱字があれば監査に引っかかってしまうかもしれません。
エクセルであれば、誤字脱字を自動でチェックできます。
欲しい情報をすぐに検索できる
エクセル内のファイルを開き、編集、検索をクリックすれば、簡単に情報を検索できます。
必要情報をチェックしたい時に簡単に検索できるため、非常に便利です。
保管に場所をとらない
紙であれば、棚やロッカーなど、新たに保管場所をつくる必要があります。
また、多くの資料がある場所に保管すれば、他の資料と混在してしまう可能性もあります。
エクセルであれば、パソコン内に保存できるため、保管場所が必要ありません。
また、他の資料と混在する可能性がないため、安心です。
複数拠点の記録情報の確認ができる
エクセルを共有すれば、複数拠点の記録情報を確認できます。
管理者にとって非常に嬉しいメリットでしょう。
アルコールチェック記録をクラウド管理するメリット
クラウドは費用面や操作面に関して不安に感じている方もいるかもしれません。
しかし、クラウドで記録を管理するには、5つの大きなメリットがあります。
クラウドで管理するメリットは以下の通りです。
- 検知結果内容が自動で記録できる
- 検知結果内容を長期間保存可能
- 検知結果をダウンロードできる
- 一元管理できる
- 不正ができない
順に見ていきましょう。
検知結果内容が自動で記録できる
クラウド管理システムでは、検知した結果は自動的にクラウド管理システムに保存されます。
そのため、記録の手間や時間を大幅に削減できるだけでなく、記録漏れも防ぐことができます。
検知結果内容を長期間保存可能
法改正に伴い、アルコールチェックの記録を1年間保存することが義務付けられています。
クラウド管理システムであれば、1年以上の保存ができるものがほとんどです。
アルコールチェックを実施するだけで記録・保存まで行ってもらえるのは大きなメリットだと言えます。
検知結果をダウンロードできる
エクセルやCSVでのダウンロードができるシステムが多く販売されています。
万が一監査が入った際にも、すぐにデータを提出できるため非常に便利です。
また、保存したデータはクラウドの保存期間が過ぎてもデータとして保管できるため、過去のデータを残しておきたい場合にも活用できます。
一元管理できる
クラウド管理システムで一元管理することにより、日時・運転者・場所などの記録がすぐに確認できます。
また、アルコールチェック実施と同時に検知結果内容が送信されるため、管理者も即時に確認することが可能です。
さらに、クラウド管理システムの中には勤怠管理が付属している場合があります。
アルコールチェックと同時に勤怠管理ができるため、複数のシステムを導入する必要もなく、コストの削減にもつながります。
不正ができない
紙の管理では、記録内容を偽ることも、まとめて記入することもできるため、不正が頻発する可能性があります。
クラウド管理システムであれば、即時に検知結果内容が送信されるだけでなく、不正を防止する機能が備わっていることもあります。
たとえば、顔認証つきサービス。
カメラで顔を検出して、人の顔を認証して本人確認をしてからアルコールチェックを実施します。
アルコールチェック時の顔写真を送信する機能が導入されていることもあり、不正を行うことはできないと言えるでしょう。
まとめ：アルコールチェックの義務化に伴い徹底した記録・管理を
アルコールチェックは、目視やアルコールチェッカーでの確認が義務化されます。
ただ確認するだけでなく、記録・保存することも法律で義務づけられていることがわかりました。
定められた記録内容の管理方法は定められていませんが、エクセルやクラウドで保存することをおすすめします。
エクセルは無料で使用できるだけでなく、業務内でパソコンを使用する方にとっては簡単に手軽に操作できるため、導入しやすいはずです。
また、クラウド管理の場合はシステム導入に費用がかある場合がありますが、管理や記入の手間を減らすだけでなく、不正や記入漏れを防ぐシステムであるため、大きなメリットがあると言えるでしょう。
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